Digitale technologie dringt door tot de beroepsbevolking, maar hoewel veel consumenten al digitaal zijn gegaan, bevindt de digitalisering van banen, taken en activiteiten zich nog in de beginfase. Volgens een recente studie van het McKinsey Global Institute (MGI) hebben zelfs de bedrijven die voorop lopen op het gebied van digitale investeringen en gebruik, nog geen volledig digitaal inzetbaar personeelsbestand ontworpen.
Hoe dan ook, de komende digitalisering van het personeelsbestand staat voor de deur, en in de nabije toekomst wordt, samen met een krachtige en wijdverbreide automatisering, een volledige heroverweging van de organisatiestructuren verwacht, samen met coördinatie, samenwerking en meting van de prestaties van het personeel.
Functieoverschrijdende samenwerking moet worden bevorderd, aangezien de interacties, met klanten, tussen functies, tussen teams en bedrijfseenheden, vandaag te traag verlopen. In veel bedrijven is het eigendom van processen en informatie echter nog steeds zeer versnipperd en wordt het angstvallig bewaakt: rollen worden ontworpen rond parochiale vereisten, silo's blijven gezamenlijke actie tussen functies belemmeren, en de daaruit voortvloeiende complexiteit in de interne organisatie belemmert de noodzakelijke bedrijfsoverschrijdende samenwerking[1] .
Een nieuwe aanpak is vereist
Wat vandaag nodig is, is een regelmatige monitoring van de communicatiestromen in de organisatie, met behulp van een methode die objectief, datagestuurd en snel is. Kleine veranderingen in de manier waarop werknemers met hun management en onderling communiceren, kunnen een goede indicatie zijn van een betere samenwerking.
Kijk naar de afbeelding hieronder, die is gemaakt met HOW-4. De rechte lijnen zijn bestaande hiërarchische relaties: in plaats daarvan zijn de stippellijnen de ontbrekende verbindingen.
De figuur toont een typische situatie waarin het management duidelijk in een ivoren toren is blijven zitten. Boodschappen worden niet doorgegeven aan de verschillende teams en locaties. Informatiestromen van de ene eenheid naar de andere zijn praktisch onbestaande (hoewel dit wel gewenst was door zowel de managers als de werknemers). Kijkend naar deze visualisatie zijn zowel het probleem als de mogelijke oplossingen duidelijk.
Er moeten initiatieven worden genomen om het beheer toegankelijker te maken.
Communicatie tussen de verschillende locaties moet door het management worden bevorderd en aangemoedigd.
Een cruciaal onderdeel van het proces is de mogelijkheid om het succes van deze initiatieven in de tijd te monitoren. HOW-4 Organizational Maps bieden het management de mogelijkheid om scheefgroei binnen de organisatie te identificeren, gebroken processen te herstellen of nieuwe processen te implementeren met zo weinig mogelijk wrijving. Op die manier is het mogelijk om de analyse periodiek uit te voeren, met minimale impact op de medewerkers, en dynamisch de veranderingen van de structuur en van de informatiestromen te laten zien die de organisatie kenmerkt.
Door Fabio Fedel,
Beherende partner HOW-4
